Smart schema frigör assistanstid
(Bild tagen från HNV.se)
Med en komplett webbtjänst för administration av personlig assistans sparar stadsdelsförvaltningen i Stockholmsförorten Farsta både tid och pengar. Kärnan är ett digitalt stöd för smidig schemaläggning och automatiska tidrapporter, som användarna når via smartphone, dator eller surfplatta. Detta minskar risken för fel och frigör tid som kan ägnas åt att ge omsorgstagarna bättre hjälp i sin vardag. I den nya upphandlingen efterlyste man framför allt ett enkelt schemaläggningsprogram, där det från schemat skulle finnas en smidig koppling till olika rapporter – för exempelvis tidsredovisning och räkning till Försäkringskassan. Dessutom efterfrågades en dokumentsamlingsmodul.
– Traditionellt har vi haft pappershantering för assistenternas arbetsrutiner. De har skrivits ut och satts i en pärm som används på respektive arbetsplats. Nu vill vi samla dem digitalt, så att alla kan nå dem via internet – av både miljöskäl och tillgänglighetsskäl, säger Mille Salomaa-Lindström, som i denna direktupphandling hade kontakt med fyra olika leverantörer.
Valet föll på webbtjänsten Aiai från leverantören Kaustik. Tanken är att effektivisera administration kring personlig assistans genom att förenkla kontakten mellan brukare, assistenter, arbetsledning och myndigheter. Kärnan är ett flexibelt schema som tar hänsyn till användarnas behov och myndigheternas redovisningskrav.
– I vårt system får alla berörda tillgång till samma schema genom en app i mobilen eller via dator. Allt som krävs är en webbanslutning och giltig identifiering med lösenord. När sista passet i månaden är arbetat påminns assistenten automatiskt via sms att godkänna sin tidrapport, och om allt stämmer görs detta med en knapptryckning, förklarar Magnus Crossner, ansvarig för marknad och affärsutveckling vid Kaustik.
– Förr tog det minst en timme för assistenterna att fylla i sina tidrapporter. Nu handlar det om minuter. De minskar sin administrativa tid med tidsredovisningar med 90 procent. Även vi arbetsledare sparar tid på att schemaläggningen blivit mycket enklare, och behovet av handledning eller rättning av felaktiga tidrapporter har minskat betydligt, säger Mille Salomaa-Lindström.
Omräknat i pengar (baserat på genomsnittlig timlön hos assistenter respektive administrativ personal) räknar han med att enheten varje månad sparar in cirka 10 000 kr på att använda det nya digitala verksamhetsstödet. När förändringar görs i schemat visas de för alla inom assistansteamet. Assistenter kan också se om det finns tomma pass framöver, och anmäla sitt intresse för att arbeta dessa tider. Även brukarna, eller deras företrädare, har tillgång till systemet och kan därmed följa sitt schema i realtid. De kan se om någon assistent har blivit sjuk, och vilken vikarie som kommer istället. Idag är det drygt 90 personer som använder systemet vid Farsta stadsdelsförvaltning – tre administratörer och runt 80 assistenter. Antalet brukare varierar över tid och har det senaste året legat mellan 10 och 15 personer.
Lärdomar och Tips
– Manuell handläggning av personlig assistans är inte bara tidskrävande och ineffektivt. Det blir också allt svårare att säkerställa korrekt rapportering, i takt med att nya regler införs och gamla tas bort.
– Att byta verksamhetsstöd är en komplicerad process, som bland annat kräver riskanalys och informationsklassificering. Men tänk på att olika förvaltningar inom samma kommun kan dra nytta av varandras arbete och använda samma förberedande analyser om gemensamma system införs.
– Det tar tid att få in scheman och inloggningsuppgifter. Gör införandet steg för steg, med en grupp i taget, och gå igenom med varje medarbetare exakt hur systemet ska användas.
